Communiquer efficacement par mail

Managers souhaitant disposer des savoir-faire pour améliorer leurs pratiques individuelles et collectives en matière de communication écrite par mail et d’usage du mail afin d’accompagner la lutte contre l’infobésité et la sobriété numérique
La capacité à réinterroger et à échanger sur ses pratiques professionnelles

1300 € HT et TTC (Blois) / 1500 € HT et TTC (Paris)

Compréhension des enjeux de la communication par mail et d’utilisation de la messagerie

– Evolution des technologies et multi canaux de communication
– Complexité du média, clarification de la notion de charge mentale et ses paramètres
– « Ecueils/dérives » de la communication écrite par mail ainsi que les effets facilitateurs, en matière de : gestion du temps – de l’information – de la communication, gestion de l’exécution des tâches – cohésion et travail en équipe, gestion des relations managériales

Processus de rédaction d’un mail de façon efficace avec des repères concrets

– 4 C : Court-Ciblé-Courtois-Compréhensible, pertinence du média, destinataires (A, CC, Cci, liste de diffusion agir avec modération)
– COME : Contenu-Objet-MEssage (questionnement quintilien)
– Pyramide inversée : structuration d’un mail pour assurer une lisibilité et un confort de lecture, partage de PJ
– Usage de l’objet : explicite et annonciateur de la demande
– Règle de réception de message : AR, AL, absence prolongée, interruption, sentiment d’urgence, archivage
– Tournures équivoques et trouver le ton juste : les « merci de… », abréviations, la rigueur de rédaction, personnalisation des échanges
– Qualité relationnelle et les sources de tensions : temporalité de l’envoi, mode brouillon (si énervement)
– Conseils face à des interlocuteurs agressifs, négligents, ou de mauvaise foi/fautif
– Fonctionnalités rapides : quickpart, renommer un mail, mise en place de règles

Co-construction de la charte des bonnes pratiques : règles indispensables dans une charte/manifeste des « bonnes pratiques » de la messagerie et de la communication mail

– Composantes de la communication
– Intentions de la charte : pour qui ? quoi ? Pour soi-même dans sa gestion du temps et de l’information et pour son management et la cohésion d’équipe
– Organisation, en sous-groupes, de propositions
– Compilation des idées sous la forme d’une carte mentale et définition de la raison d’être de la charte
– Relance des idées sous contraintes
– Résumé de la charte au travers de 4-5 valeurs importantes
– Lutte contre l’infobésité – impact carbone des mails et partage de fichiers – prévention du stress

La pédagogie est active, elle privilégie la découverte, les échanges de pratiques en sous-groupes et les mises en situations.
Brise-glaces pour réaliser les inclusions, le rapatriement des savoirs, pour faire tomber les appréhensions
Exposés interactifs toujours limités. Les apports sont réalisés à l’aide de diaporama illustrés.
Brainstorming, analyse des mails concrets apportés par les participants.
Atelier de co-construction d’une charte des pratiques.

L’évaluation est réalisée à partir de l’analyse des pratiques. L’évaluation est formative et réalisée par le groupe des stagiaires et par le formateur.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap : notre organisme de formation est à votre écoute afin de permettre à chacun l’accès à nos formations. Une étude de vos besoins sera réalisée afin de construire et adapter notre formation en lien avec les experts mobilisables.

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