Conduire des réunions efficaces et collaboratives

Occuper une fonction de manager, de chef de projet, de chargé de mission, de communication, d’ingénieurs impliqué dans un projet.

Être capable de parler en public (jusqu’à 10 personnes).

740 € HT et TTC (Blois) / 890 € HT et TTC (Paris)

Conduire une réunion (rappel des fondamentaux)

Adopter une posture adaptée à son rôle et aux enjeux de la réunion

– Leadership en début de réunion
– Rapatriement du groupe, accueil des attentes, les contractualiser
– Gestion du temps, des énergies, des émotions et des confrontations

Préparer une réunion de projet

– Choix des thèmes, leur ordonnancement, les objectifs, les marges de négociation
– Casting et répartition des rôles (animateur, intervenant, participants, facilitateur…)
– Choix des lieux et des espaces, mise en forme des supports de présentation, partage et préparation des documents
– Conception de l’ordre du jour (partagé) et du dossier préparatoire à la réunion
– Éléments de négociation (factuel – objectifs – argumentation de ses propositions…)
– Répétition des séquences à enjeu (« on se joue le film »)

Préparer une animation dynamique et impliquant les participants

– Boîte à outils du manager pour animer : diagnostic ou état de situation – recherche de solution ou idées, ou actions – décisions, vote, consentement – plan d’action (qui fait quoi ? quelle priorité ? quand…)
– Matériel de l’animateur et utilisation de l’espace
– Formalisation des échanges : canevas et supports pour faciliter la mémoire des échanges (matérialisés ou démat)

Ouvrir et animer la réunion

– 3 rôles de l’animateur : fonction de production, fonction de facilitation, fonction de régulation
– Présentation de l’ordre du jour et la contractualisation sur les objectifs de la réunion
– Inclusion du groupe pour lancer la réunion – selon les circonstances, cadre de l’échange (contrat relationnel)
– Problématisation et le cadrage de la présentation
– Animation des échanges, débat, traitement des objections, des décisions
– Ajustement de sa posture, attitude, canaux de communication et respect des valeurs

Conclure la réunion de projet

– Conclusion pour renforcer les décisions et pour rassurer les participants
– Reformulation des acquis de la réunion, des décisions prises et des processus de suivi
– Validation du relevé de décisions (forme écrite et vidéo projetée), prochaine réunion
– Proposition d’un feedback et pratique l’évaluation de l’efficacité de la réunion
– Formalisation les notes, établir un compte-rendu ou relevé de décision, mémoire du groupe

L’atout de cette formation est sa pédagogie active (brainstorming des différents types de réunion et leurs modalités d’animation). Au-delà des apports méthodologiques du formateur, les participants sont sollicités sur des mises en situation filmées et débriefées de situations de conduite de réunions selon les besoins des participants. Ces mises en situations s’appuient sur des cas réels qui permettent de traiter les principaux styles de personnalités et d’enjeux.

L’évaluation des acquis est obtenue à partir de l’analyse des mises en situations (ou micro-situations). Elle inclut également un quizz d’acquisition des éléments de méthodes. Elle est formative et réalisée par le groupe des stagiaires et par le formateur.

« Accessibilité aux personnes en situation de handicap : notre Organisme est à votre écoute pour permettre à chacun l’accès à nos formations. Une étude de vos besoins sera réalisée afin d’adapter la formation en lien avec les experts mobilisables »

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